「商務日語」公司業務及會議安排

時間：2024-09-28 09:12:01 商務日語我要投稿

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「商務日語」公司業務及會議安排

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「商務日語」公司業務及會議安排

　　業務マニュアル　會議進行

　　會議の必要性

　　1.會議とは

　　3人以上の參加者が共通の場で対面し、情報の伝達や加工を行って問題の解決をはかることをいいます。

　　2.會議の目的

　　會議を開くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結論も出ない」ことになりかねません。

　　3.會議の効用

　　會議には直接的効果だけでなく、効用(副次的効果)もあります。

　　4.會議の機能別分類

　　會議をどの形態で進めるかを決定する。

　　伝達會議とは???情報の伝達と確認

　　創造會議とは???問題解決會議

　　調整會議とは???組織間の調整

　　決定會議とは???企業行動の意思決定

　　5.日本企業の會議の現狀

　　ボトムアップ型の経営は日本企業の特徴です。メリットはありますが、意思統一のために會議の數は多くなります。

　　6.會議の効率化

　　まず第一に、會議參加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な會議をなくすこと」や「いくつかの會議を合併させること」などの努力で、會議のムダを省くこともできます。

　　機能別會議の運営ステップ

　　會議の目的に応じて、どのような種類の會議を開くのかが決められます。

　　會議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。會議を開く前、會議中、會議終了後には、それぞれ次のような運営ステップが必要とされます。

　　(1)伝達會議

　　情報の伝達と確認を目指す會議

　　〔事前〕　伝達內容の把握と資料化

　　〔會議〕

　　1)情報の伝達(情報そのものと、背景、実例などを説明する)

　　2)伝達した情報に対する質疑応答

　　3)情報をまとめ、理解度を確認

　　〔事後〕　フォローアップまたは情報の追加

　　(2)創造會議

　　「問題解決會議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問題點を分析したり、解決策を考えるために行う會議

　　〔事前〕　解決すべき問題點の明確化

　　〔會議〕

　　1)発散會議

　　問題解決のためのアイデアを全員で出し合う

　　2)収束會議

　　出されたアイデアを整理、評価して具體策にまとめる

　　〔事後〕　具體策に、再度全體的な検討を行う !

　　(3)調整會議

　　各部門の活動が適切であるか、また、部門ごとの活動にムダがないかなどをチェックし、調整するための會議

　　〔事前〕　調整すべき項目の明確化

　　〔會議〕

　　1)調整すべき項目の説明と、組織間での対立點の明確化

　　2)対立點の解決策を検討

　　3)解決策の確認と各自が実施すべき內容を確認

　　〔事後〕　雙方の実施狀況の確認

　　(4)決定會議

　　企業活動を決定するための縊死決定を行う會議

　　〔事前〕　議案についての判斷資料を用意し、出席者に事前に配布

　　〔會議〕

　　1)議案の説明

　　2)議案についての質疑応答

　　3)議案についての討議

　　4)議案についての評決

　　5)実施責任者に実施上のアドバイス

　　〔事後〕

　　1)実施責任者は決定議案の実行計畫を作成

　　2)実行計畫の検討と評価

　　會議のマネジメントレベル診斷シート

　　會議のマネジメントに當たっては、會議の設定、運営、資料作成、參加者數などについて、十分な吟味、合理的な判斷が必要となってきます。ムダを省き、効率的な會議を設定するために、次のような點をもう一度チェックして見直しましょう。

　　設問

　　(1)不要な會議をやっていないか

　　1)簡単な打合せや回覧だけで済ませられないか

　　2)ある部門や擔當者が責任を持って決めれば會議の必要性はなくなるのではないか。

　　3)あらかじめ標準化しておけば、會議で協議しなくて済むのではないか

　　4)會議を合併して回數を減らせないか

　　(2)會議運営のための仕組みは整っているか

　　1)部門全體の年間會議スケジュールや開催場所は決まっているか

　　2)會議ごとの目的は明確になっているか

　　3)會議間で重複しているなど、ムダな討議をしていないか

　　4)會議ごとの擔當者は決まっているか

　　5)會議ごとの出席者は適切か

　　6)定例會議の基本プログラムは設定されているか

　　(3)會議案內、會議資料、議事録の作成がスムーズに行われているか

　　1)定例會議參加者への會議案內は書式化されているか

　　2)定例會議で常に使用する資料は、一覧表化されているか

　　3)定例會議で常に使用する資料は、書式化されているか

　　4)會議ごとの議事録は、きちんと作られ、參加者に配布されているか

　　(4)會議參加者を少なくできないか

　　1)代理出席は認めない

　　2)會議中、1回も発言しない者は次回より出席させない

　　3)前回の決定や継続討議內容を忘れてしまったという人は、出席に及ばない

　　4)自部門の都合だけで発言する人は、出席に及ばない

　　會議診斷シート(會議開催者側の)

　　會議を開く前の準備段階から會議終了後のフォローまで、スムーズな親好を得るためには留意すべき點がいくつかあります。以下の項目について、評価してください。

　　1　開催連絡は正しく伝えているか

　　2　配付資料は、わかりやすく簡潔か

　　3　資料の事前配布はよいか

　　4　課題ごとの時間配分は適切か

　　5　討議課題の討議角度を示しているか

　　6　決定に持ち込む課題の根回しは十分か

　　7　定刻前に全員そろっているか

　　8　開會の前置きは長すぎないか

　　9　前回の議事內容を確認しているか

　　10　わかりやすい議事の説明

　　11　全員が、十分理解したかの確認をしているか

　　12　司會者として意見を言いすぎていないか

　　13　ときどき要點をまとめて確認をしているか

　　14　會議の混亂をうまくさばいているか

　　15　まんべんなく発言させているか

　　16　會議のムードをこわす離席は多くないか

　　17　あなたは課題ごとに結論を要領よくまとめ、皆の確認を得ているか

　　18　討議打切りのタイミングはよいか

　　19　全體の時間調整はうまくやれているか

　　20　結論は実施に移せる形か

　　21　あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認をしているか

　　22　議事録を作成し、參加した人に配布しているか

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