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      如何做一個出色的時間管理者

      時間:2024-08-21 06:08:07 時間管理 我要投稿
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      如何做一個出色的時間管理者

        一、浪費時間的癥狀

      如何做一個出色的時間管理者

        ●辦事拖拉 ● 會議冗長 ● 不速之客闖入

        ●電話干擾 ● 經常加班加點 ● 窮于應付突發事件

        ●上班漫談、聊天 ● 交待不清,事情做錯 ● 不敢拍板,等指示

        ●不考慮事情過于復雜 ●主管事必親躬 ●完美主義辦事

        ●不考慮累重緩急 ● 憑記憶辦事 ●主辦人員遲到

        ●同樣的總是一而再、再而三地出現

        二、時間管理方法

        (一)有效的時間管理

        記錄自己的時間,

        以認清時間耗在什么地方;

        管理自己的時間,設法減少非生產性工作的時間;

        集中自己的時間,由零星而集中,成為連續性的時間段。

        (二)abc分類法

        將自己工作按輕重緩急分為:a(緊急、重要)、b(次要)、c(一般)三類;

        安排各項工作優先順序,粗略估計各項工作時間和占用百分比;

        在工作中記載實際耗用時間;

        每日計劃時間安排與耗用時間對比,分析時間運用效率;

        重新調整自己的時間安排,更有效地工作。

        三、時間管理策略與技巧

        1.工作事先作計劃:

        每年末作出下一年度工作規劃;

        每季末作出下季末工作規劃;

        每月20~25日作出下月工作計劃;

        每周五作出下周工作計劃。

        2.養成記錄自己實際耗用時間的習慣,一般是當時作出記錄,不得已可事后回憶補記。

        3.應準備一個待辦事項清單、時間記錄本或效率手冊,以備分析檢查或查閱待辦事項。

        4.在辦公場所的掛歷、臺歷或記事本上,標注當天或預定工作計劃或約會,以備遺忘,憶可在電腦系統或電子記事本設置發聲裝置以便及時提醒。

        5.設身處地考慮自己是否浪費別人時間,或對別人有無幫助,如情況消極應及時糾正。

        如一項工作別人或部下做得更好或更合適去做,則應及時轉交他人。

        6.找出企業制度中不完善或缺乏預見所產生的時間浪費現象和原因,并改正之。

        7.重點克服“辦事拖延”的鄙習,推行一種“限時辦事制”,規定在限定時間內(如4小時、8小時、當天)報告處理結果。據調查分析,辦事拖延居于浪費時間的首位。

        8.在國內,目前企業領導應酬活動過,疲于奔波,導致集中在生產經營管理上精力過少。其應對方法有:

        1)盡量授權具體事務由下屬處理;

        2)指定位公關型副總經理或助理專事應酬,以求解放領導;

        3)規定午餐接待不得宴請,而用工作餐,不宜飲酒,省時又省錢,以利于下午工作;

        4)擠出成塊時間,集中處理幾件大事。

        9.做好對行文和會議的管理,砍掉“文山會海”。不該發的文不發,不該開的會不開,提高行文和會議效率。

        10.做好電話、電腦管理,嚴防這些設備成為“耗時、耗錢的工具”和員工過分思維的“漫游空間”,應制定一整套有針對性的管理制度,并加強監管。

        11.使用電話時,利用對方急于下班心理,選擇下班前通話,可減少客套、言簡意賅。

        12.做好訪客接待工作,不得怠待來客,主賓會面銜接得當。

        13.改善信息溝通,建立靈敏、及時、可靠、準確的住處溝通機制,防止員工耗費更多時間去打聽小道消息。

        14.根據個人生活規律,選擇每天精力最充沛、思想最集中的時間,去處理最重要的事情,達到事半功倍的效果。

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