文秘基礎(chǔ)之會議紀(jì)要格式與

文秘基礎(chǔ)之會議紀(jì)要格式與例文

　　文秘的主要工作之一是寫作，本文為大家提供寫作基礎(chǔ)指導(dǎo)，歡迎大家閱讀借鑒。

　　(一)含義和功用

　　“會議紀(jì)要”，是“適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項”的公文文體。

　　(二)性質(zhì)和用法

　　“會議紀(jì)要”是把會議整個情況和結(jié)果簡要地記下整理成文以發(fā)布出去的一種會議性公文。紀(jì)要的性質(zhì)由會議性質(zhì)決定：一種是決定性紀(jì)要，實際是決策，要求下級貫徹;一種是協(xié)議性紀(jì)要，要求協(xié)議或有關(guān)方面共同遵守，或者交流經(jīng)驗、討論工作，或者是立此存照的。

　　有些重要會議，可以用決議、決定等公文鄭重發(fā)布議決的問題;有些較為一般的會議，則可以采用會議紀(jì)要的形式上呈下達(dá)或公諸報端。

　　會議紀(jì)要，可以由會議直接上呈下達(dá)還可以由會議的主持機(jī)關(guān)加按語下達(dá)。也可以上呈后經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或主管部門加“通知”批轉(zhuǎn)下達(dá)。

　　(三)主要類型及其一般格式和寫法

　　會議紀(jì)要因會議的性質(zhì)、任務(wù)和具體情況的不同而不同。主要有兩種，從寫作的角度看，恰是需要區(qū)分的兩種類型。

　　1.一種是例會、辦公會議的紀(jì)要

　　這是機(jī)關(guān)研究日常工作和日常事務(wù)的會議。一般有固定時間，如每周一、二次或半月、一月一次。有相對固定的出席者。如部長辦公會，市長辦公會，校委辦公會，局務(wù)辦公會等等。這類會議的紀(jì)要，往往辦成長期的，類似簡報。大體格式如下頁：

　　下述各項也可以用連貫的文字寫出，寫法大致同于下面專題性會議紀(jì)要，只是簡單一些。有時可在機(jī)關(guān)版頭下以正式公文形式發(fā)布。

　　××××局辦公會紀(jì)要

　　第×期×辦公廳編

　　二0××年×月×日

　　時間：

　　地點：

　　主持人：

　　出席人：

　　列席人：

　　會議議決事項：

　　(只解決一項問題的，寫出其結(jié)論性決定即可，解決一系列問題的，按議題討論順序逐項寫下。)

　　有的較小的機(jī)關(guān)單位，只有一個長期性的“文件集”，如《××市委黨校文件》，會議紀(jì)要可以加標(biāo)題副標(biāo)題(如，《我校落實知識分子政策的幾項新措施——第×次校長辦公會議紀(jì)要》)在上面刊載以上呈下達(dá)。

　　2.另一種是專題性、大型會議的紀(jì)要

　　這是主要的會議紀(jì)要，其寫法有一個大體的規(guī)格。通常是由標(biāo)題、正文、文尾構(gòu)成，其中正文由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

　　(1)標(biāo)題

　　一種是簡括標(biāo)明議決的問題，這種也還可加副題寫明什么單位什么性質(zhì)的會議紀(jì)要。參看下面簡析的例文。另一種是嚴(yán)肅樸實地寫下何種會議紀(jì)要，讓人一目了然，如《西藏工作座談會紀(jì)要》，《XX、XX兩省座談會紀(jì)要》等。標(biāo)題下面注明日期。

　　(2)正文

　　正文寫什么、何先何后、語氣口吻，既有一般的格局，又有變化的余地。

　　開頭，寫基本情況。即開會的動因，依據(jù)什么指示或?qū)嶋H情況，目的是解決什么問題;時間、地點，會議全稱，與會范圍及主要負(fù)責(zé)人，來了什么領(lǐng)導(dǎo)人有什么指示、講話;會議的基本議程和主要活動，會議結(jié)果及對它的評價。

　　主體，寫會議的主要精神。對過去工作的評述和會議討論的工作的意義;今后工作的指導(dǎo)思想和原則精神;工作要求和具體措施。

　　結(jié)語，一般是發(fā)出號召，鼓舞人心、展望未來的。有的可以不寫。

　　整個紀(jì)要的口吻，用“會議”作主語，即“會議認(rèn)為”，“會議強調(diào)”，“會議聽取了”，“會議討論了”，“會議決定”，“會議指出”……’

　　(3)文尾

　　除公開發(fā)布外，作為文件發(fā)布或上送下達(dá)，要按公文要求或前加發(fā)布件如“通知”，注明主送、抄送、發(fā)送的范圍。會議紀(jì)要不用印章。

　　上述格局，我們姑且叫做“常格”吧。《全國統(tǒng)戰(zhàn)工作會議紀(jì)要》(見《三中全會以來重要文獻(xiàn)選編》下冊第1148頁)就是這樣。

　　會議紀(jì)要的格式也不是僵死不變得，完全可以根據(jù)內(nèi)容和情況變化，就是說，允許有各種“變格”。像《全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要》(見《三中全會以來重要文獻(xiàn)選編》第1002頁)就是一種。它并沒有寫會議概況，一上來就簡括地寫了黨的農(nóng)村政策貫徹以后農(nóng)村形勢發(fā)展很快，提出了一些新問題，必須及時有效地加以解決。接著轉(zhuǎn)入正題，從五個方面用二十五條把會議關(guān)于解決這些新問題的決定記下。這樣加二級標(biāo)題又統(tǒng)一分條款的辦法，便于領(lǐng)會、記憶，適于內(nèi)容廣泛、涉及農(nóng)村的紀(jì)要。當(dāng)然，也還可以只分部分不用小標(biāo)題，甚或一直寫下來。

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