秘書公文處理順序

時間：2024-08-31 09:50:41 辦公文秘我要投稿

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2017年秘書公文處理順序

　　公文傳收是秘書工作的日常事務(wù)性內(nèi)容之一，如何提高公文傳收的效率和效果，是秘書工作中必須認(rèn)真思考的問題。在為領(lǐng)導(dǎo)提供日常的傳收公文服務(wù)中，我個人的體會是，要以“先重要后一般”為基本原則實施公文排序。如何區(qū)分“重要”與“一般”呢?下文yjbys小編為大家提供秘書公文處理順序區(qū)分方法，希望對大家有幫助！

2017年秘書公文處理順序

　　一、先“急件”后“平件”

　　一般說來，領(lǐng)導(dǎo)每天都會在相對集中的一段時間批閱文件，另外領(lǐng)導(dǎo)在批閱文件的過程中可能會被一些電話、會見、會議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領(lǐng)導(dǎo)，使得“急件”及時得到領(lǐng)導(dǎo)處理。

　　“急件”有很多種，與單位內(nèi)部某階段重點工作有關(guān)的文件是“急件”，上級有關(guān)部門臨時召開的緊急會議的通知是“急件”�；蛘唠m然本來是“平件”，但由于種種原因離文件所述活動或工作的開始時間臨近的也是“急件”。對于這一類公文，秘書應(yīng)當(dāng)在第一時間送呈領(lǐng)導(dǎo)。

　　二、先“閱示件”后“閱知件”

　　文件按照呈送領(lǐng)導(dǎo)的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對而言，領(lǐng)導(dǎo)對于“閱示件”需要花費(fèi)更多的時間或精力來了解事件的前因后果、來龍去脈。如《部門關(guān)于申請增加編制和經(jīng)費(fèi)的請示》一文，就需要領(lǐng)導(dǎo)掌握部門現(xiàn)有編制和經(jīng)費(fèi)情況、申請增加編制和經(jīng)費(fèi)的原因、需要增加編制和經(jīng)費(fèi)的數(shù)量等情況，以便作出批示，應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)首先批閱這類“閱示件”。

　　而對于“閱知件”，如《關(guān)于擔(dān)任大學(xué)校長的函》，對于這類公文，領(lǐng)導(dǎo)只是知曉這一情況即可，一般無需作出決策或指示。對這類公文可以放在相對靠后的位置。

　　三、先“熱點件”后“一般件”

　　每個組織或單位在不同時期都有不同的工作重點，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也會在某一時期更多地關(guān)注有關(guān)文件。如本科教學(xué)工作水平評估，這是每個高校都高度重視的工作。“迎評”期間，與此有關(guān)的文件都應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的“熱點件”，這類文件的排序應(yīng)當(dāng)靠前。

　　當(dāng)然，所謂“熱點”都有一定的時效性，有些事件在某一時間段是“熱點”，在別的時間段就不一定是“熱點”了，這就要求秘書工作人員要關(guān)注國家的大政方針和時事熱點，關(guān)注本行業(yè)、本領(lǐng)域的改革發(fā)展，對本單位的工作特別是與自身工作密切相關(guān)的領(lǐng)域要了然于胸，努力提高把握“熱點”的能力。

　　四、先“分管件”后“相關(guān)件”

　　這一點對于服務(wù)副職領(lǐng)導(dǎo)的秘書尤其適用。一個組織或單位的副職領(lǐng)導(dǎo)都在明確分工的基礎(chǔ)上分管有關(guān)工作。一般說來，他們更多地關(guān)注各自分管領(lǐng)域的工作，對于有關(guān)的文件也應(yīng)當(dāng)作出明確的指示，這就要求秘書把這類文件排在相對靠前的位置。

　　而對于并非分管工作而只是相關(guān)工作的文件，相對而言就不如前一類“分管件”那么“重要”了。比方說，《校團(tuán)委關(guān)于舉辦活動的請示》，對于主管團(tuán)委和學(xué)生會工作的校領(lǐng)導(dǎo)來說，這是他分管的工作，該文件屬于“主管件”;而舉辦這個活動涉及到場地使用問題，對于主管資產(chǎn)或產(chǎn)業(yè)的校領(lǐng)導(dǎo)來說，這是與其分管工作相關(guān)的領(lǐng)域，該文件屬于“相關(guān)件”。明白了這一點，文件如何排序也就一目了然了。

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