會議接待流程

時間：2024-06-13 00:41:58 辦公文秘我要投稿

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會議接待流程

　　會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標準合同，對約定的事項提供全程的服務活動。下面是YJBYS小編整理的會議接待流程相關內容，希望對你有幫助!

會議接待流程

　　★準備工作

　　1接到會議(會展)意向后，合理報價立即回復，并提出我方的合理化建議。

　　2可為客戶進行會議(會展)的設計與策劃服務。

　　3根據要求預定酒店，會議(會展)場地、車輛等。

　　4準備會務用品：代表證、會徽、紀念品。

　　5提供公關禮儀、文秘、翻譯服務，代租會務所需設備。

　　★會議接待

　　1會議(會展)場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。

　　2按客戶需要安排接送與會賓客，協助會務組辦理賓客簽到等工作。

　　3會議用餐及宴會安排。

　　4會后旅游、娛樂考察等活動。

　　5提供返程飛機票、火車票。

　　一般而言，作為專業的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經過以下幾個環節：

　　1、策劃作為專業的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。

　　2、咨詢在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

　　3、考察如果您認為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

　　4、確定這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協議。

　　5、執行嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。

　　6、結算雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。

　　【拓展閱讀】

　　會議匯報技巧：

　　現如今，有很多年輕人，即便是在公司里工作多年，他們都不會匯報工作，尤其是在參加重要會議的時候，他們根本就不明白自己說的到底是什么，也沒有提前做好準備，最后反而是得罪領導，讓他們不被領導所青睞，所以提醒大家在參加重要會議的時候向領導匯報工作，一定要掌握一下這三個技巧，這樣才能夠讓你深受領導喜歡。

　　第一、提前做好準備和發言內容

　　在職場中工作的時候，有很多職場人士，他們在向領導匯報工作之前，往往都是沒有頭緒，而且沒有做好準備，反而是看到身邊有很多新員工表達清楚而且邏輯清晰，在匯報工作的時候更是得到了理所應當的結果，筆者提醒大家，無論是在公司里參加重要會議還是小會議，都應該提前做好準備，因為這在日常工作中是必不可少的，如果你沒有做好總結，那么在會議上領導可以劈頭蓋臉地向你訓斥一番，所以年輕人一定要了解到這樣的危機。

　　第二、及時匯報工作進展

　　當然也有很多年輕人，他們在執行工作任務的時候出現了太多失誤，當工作項目出現阻礙的時候，這些年輕人往往藏著掖著，并沒有把事實告訴給領導，也并不想讓領導耽誤自己的時間，幫他們解決問題，往往就是因為這些員工不認真的態度，最后反而是耽誤了工作進展，被客戶取消訂單，公司形象也會直接受到影響，

　　大家在公司應該及時匯報工作進展，并且把自己的失誤主動告訴領導，千萬不要害怕被責備，因為領導可能會第一時間原諒你，并且向你伸出援手。

　　第三、準備多種方案

　　很多年輕人在和同事以及領導相處時他們總是直來直去，最后往往是因為說話的毛病被大家所反感，其實在匯報工作的時候也是如此，年輕人應該多加準備各種方案，而不是只準備一種方案無法補救，最后在匯報工作時更難以尋求同事以及其他領導的幫助，導致你在公司里不被領導重用，這其實才是最讓大家所擔憂的，除此之外，年輕人在匯報工作時也應該更加簡潔一些，領導可沒有太多時間聽你在會議上侃侃而談。

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