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      檔案管理工作技巧

      時間:2024-08-05 17:47:36 辦公文秘 我要投稿
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      檔案管理工作技巧

        在里面找東西,要花越來越長的時間,文件內容不斷地過時,空間越發緊張,就連工作的樂趣也隨之降低。以下是小編整理的檔案管理工作技巧,歡迎參考閱讀!

        1.遵循三分原則。

        每次你在個不斷膨脹的卷宗袋里找東西時,都選出三份過時的資料丟掉。記住我們教你的小步快跑原則。每找到一份過時的文件你都應該感到高興,他不但減輕了文件夾的負擔,同時也放松了你的心情,并為你節省了時間

        2.采用替換法。

        每當你往檔案柜里放進一份新的資料時,都扔掉一份舊資料,不要打算永遠占有那些文件,他們不過是你身邊的過客罷了。

        3.抽空處理你的文件。

        每天下班之前把一兩個需要“減肥”的文件夾、卷宗袋或文件框放在辦公桌上,第二天有空的時候可以“順便”處理一下,比如在休息喝咖啡時、等待某個人或者某件事時、兩項日程安排之間的空檔或是你不愿在做其他事時。

        4.注明有效日期。

        在文件夾和卷宗袋上的明顯位置標出其過期的時間,例如對有一定時效性的計劃和核算,可以標上“有效期至2017年12月31日”或者“2017年6月30日歸檔”。另外你也可以做些提醒自己扔掉這些文件夾的標記,或者將作廢日期寫到日程表中。

        5.再最后檢查一遍。

        當你完成一項任務后,再把有關的文件和卷宗檢查一遍,不再需要的文件和書籍全部退還或者扔掉,今后可能還會用到的資料則放進卷宗袋里保存起來。之后,就慶祝自己大功告成吧!

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