紙質檔案管理的原則

時間：2024-09-16 01:49:16 檔案我要投稿

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紙質檔案管理的原則

　　按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時檢索和清點較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當下，以件為單位進行整理的方法符合“簡化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，以下小編為大家整理了紙質檔案管理的原則的詳細內容，希望對大家有所幫助！

　　1、歸檔檔案遵循文件形成的規律，保持文件之間的聯系。

　　文檔、檔案、電子文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規律和特點。《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統一的規范和標準。遵循檔案形成規律，對歸檔整理，能夠大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。檔案在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，這種關聯性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯系，既能更好地反映機關主要工作活動，也便于日后的檢索和利用。

　　2、檔案整理做好價值區分，便于保管和利用。

　　文檔、檔案的價值是由它的內容及其對組織單位工作的作用決定。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開始，就將不同保管期限的文件區分開來，針對性地開展，也為后續工作打下基礎。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。

　　3、文檔、檔案一體化管理機制

　　文檔一體化管理機制，是一項比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統籌考慮傳統的紙質文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。因而，合理規劃歸檔文件整理流程，盡量以文書處理環節生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業務人員的工作實際就顯得尤為重要。

　　4、保證紙質、電子文件協調統一

　　在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協調統一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者的協調統一，首先要統籌規劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環節前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環節繼續采用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協調一致。

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