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秘書接待的基本禮儀
秘書人員都是一個(gè)不可缺少的群體，接待來(lái)客是秘書最頻繁的日常事務(wù)之一。秘書是代表單位接待來(lái)客的,其接待態(tài)度如何,直接影響著單位的形象,決定了來(lái)客對(duì)單位的印象,關(guān)系著業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行。下面是小編整理的秘書接待的基本禮儀，歡迎大家分享。
社交禮儀
1、有人敲門，應(yīng)回答“請(qǐng)進(jìn)”，或到門口相迎;
2、客人進(jìn)來(lái)，應(yīng)起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，并向客人致歉;
3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇;
4、吃飯時(shí)來(lái)客，要熱情地邀請(qǐng)客人一同進(jìn)餐。客人吃過(guò)飯后應(yīng)送上熱毛巾，并另?yè)Q熱茶;
5、接受客人禮品，應(yīng)該道謝;
6、向主人或客人介紹對(duì)方時(shí)，姓名職務(wù)必須逐字清楚，須先將年輕者向年長(zhǎng)者介紹;
7、客人來(lái)時(shí)，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事;
8、客人堅(jiān)持要回去，不要勉強(qiáng)挽留;
9、送客要到大門外，走在長(zhǎng)者后面;
10、分手告別時(shí)，應(yīng)說(shuō)“再見”或“慢走”。
意外情況
◆上司突然離開公司
客人按照約好的時(shí)間來(lái)訪，可是上司因?yàn)橛袆e的急事要辦，突然出去了。這種情況下助理應(yīng)向客人說(shuō)明情況，請(qǐng)求諒解，并征求其意見：“請(qǐng)?jiān)俚纫粫?huì)兒好嗎?”或者根據(jù)具體情況把客人介紹給有關(guān)部門：“讓市場(chǎng)部的x經(jīng)理跟您談?wù)劊慈绾?”不管客人是愿意等上司回來(lái)再談，還是愿意跟有關(guān)人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。
◆上司臨時(shí)改變主意
有時(shí)，上司會(huì)給助理來(lái)個(gè)電話或者寫張紙條，說(shuō)今天xxx要來(lái)，自己不想見他，讓助理看著辦。這種情況下助理不能直截了當(dāng)?shù)貙?duì)客人說(shuō)上司不想見他，只能以委婉的方式拒絕對(duì)方：“實(shí)在對(duì)不起，深圳那邊的工廠出了點(diǎn)意外，總經(jīng)理今天下午5點(diǎn)就要坐飛機(jī)去深圳，現(xiàn)在確實(shí)抽不出時(shí)間。”不過(guò)有一點(diǎn)必須弄清楚，那就是上司究竟是不想見客人，還是實(shí)在抽不出時(shí)間。如果只是因?yàn)楫?dāng)天抽不出時(shí)間，那就要考慮改期約見了。
◆接待不速之客
對(duì)于不速之客，絕不能因?yàn)闆]有預(yù)約而有所怠慢。助理應(yīng)該把來(lái)客領(lǐng)到接待室，弄清來(lái)客的姓名、所在公司、來(lái)訪目的，盡快安排有關(guān)部門出面接待。如果客人點(diǎn)名要與xxx會(huì)談，應(yīng)及時(shí)與當(dāng)事人聯(lián)系，但之前不能給客人以肯定的答復(fù)，因?yàn)楫?dāng)事人有可能不在，也有可能不愿意見這位客人。如果是不愿意見，可以這樣答復(fù)客人：“實(shí)在對(duì)不起，xxx現(xiàn)在不在公司。”這樣才不會(huì)給客人留下沒有誠(chéng)意的印象。
◆客人問(wèn)上司在不在
如果是素不相識(shí)的客人，應(yīng)這樣跟他打招呼：“您好，請(qǐng)問(wèn)您是……”誘導(dǎo)對(duì)方作自我介紹，說(shuō)明來(lái)訪目的。有的客人不愿說(shuō)出自己的姓名，只是問(wèn)上司在不在。遇到這種情況，先不要正面回答，而要繼續(xù)追問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您是……”“逼”對(duì)方作自我介紹。有時(shí)候由于事情機(jī)密，客人并不一定會(huì)透露自己來(lái)訪的目的，這時(shí)應(yīng)該讓客人先在會(huì)客室等候：“請(qǐng)您稍等一會(huì)兒，上司剛剛散會(huì)，我?guī)湍フ乙徽摇！币源藶橛上蛏纤緟R報(bào)情況，請(qǐng)上司決定是否會(huì)見。如果上司不愿意會(huì)見，就說(shuō)沒找到上司，下次再約時(shí)間。當(dāng)然，一定要先說(shuō)“讓您久等了”，向客人致歉。
◆已到約定的時(shí)間
按照約定的時(shí)間，上司應(yīng)該會(huì)見程先生了，可他與錢先生的談話還沒有結(jié)束。這時(shí)助理最好寫一張便條把程先生的事簡(jiǎn)單說(shuō)一下，給上司提個(gè)醒。便條最后一定要加上一句：“還讓程先生等多久?”以便上司作出簡(jiǎn)短的指示。順便說(shuō)一句，如果上司正在開會(huì)或者正在與客人會(huì)談，有緊急電話找上司，也可以用同樣的辦法處理。在便條中簡(jiǎn)單匯報(bào)一下來(lái)電的內(nèi)容，最后加上一句“過(guò)多久給對(duì)方回電話?”切記不要提“怎樣答復(fù)對(duì)方”之類的問(wèn)題，以免干擾上司正在進(jìn)行的工作。
秘書的接待禮儀用語(yǔ)
1.問(wèn)候語(yǔ)
隨著社會(huì)的進(jìn)步，交往中對(duì)語(yǔ)言文明的要求更高了。見面時(shí)應(yīng)根據(jù)彼此的關(guān)系問(wèn)候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問(wèn)候語(yǔ)簡(jiǎn)單明了，不受場(chǎng)合約束而且聽來(lái)親切自然。
不論是在何種場(chǎng)合，問(wèn)候時(shí)表情應(yīng)該自然、和藹、親切，臉上應(yīng)帶有溫和的微笑。
2.感謝語(yǔ)
當(dāng)別人幫了你哪怕是一點(diǎn)小忙，都應(yīng)該說(shuō)"謝謝!""麻煩你了，非常感謝!"接受別人的贈(zèng)物或款待時(shí)，應(yīng)該說(shuō)："好，謝謝!"拒絕時(shí)應(yīng)該說(shuō)："不，謝謝"，而不應(yīng)該說(shuō)："我不要!"或是"我不愛吃!"
感謝的時(shí)候還應(yīng)該以熱情的目光注視對(duì)方。
3.道歉語(yǔ)
做了不當(dāng)?shù)氖拢瑧?yīng)及時(shí)道歉說(shuō)："對(duì)不起，實(shí)在抱歉。"、"真過(guò)意不去。"、"真是失禮了。"如果不經(jīng)意打擾了別人，或是打斷了別人的話，應(yīng)該說(shuō)："對(duì)不起，打擾了。""對(duì)不起，打斷一下。"在公共場(chǎng)合不小心碰了別人，應(yīng)該說(shuō)："真對(duì)不起。"在服務(wù)對(duì)象面前應(yīng)該學(xué)會(huì)說(shuō)："對(duì)不起，讓您久等了。"
4.征詢語(yǔ)：
"您有什么事情嗎?""我能為您做些什么嗎?""您需要我?guī)湍鲂┦裁磫?""您還有什么別的事情嗎?""這樣會(huì)不會(huì)打擾您?"
5.應(yīng)答話：
"您不必客氣。""沒有關(guān)系，這是我應(yīng)該做的。""照顧不周的地方請(qǐng)您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"
6.慰問(wèn)語(yǔ)：
"你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問(wèn)。人際交往中，這類話看來(lái)很簡(jiǎn)單，似乎說(shuō)不說(shuō)兩句都可以，實(shí)際上能讓對(duì)方感到溫暖，于是也就換來(lái)對(duì)方對(duì)你的好感。對(duì)方會(huì)認(rèn)為你這個(gè)人是個(gè)熱情的關(guān)心別人的人。
7."請(qǐng)"字的運(yùn)用：
"請(qǐng)您幫我個(gè)忙。""請(qǐng)幫我一下。""請(qǐng)您稍候。""請(qǐng)您稍稍休息一下。""請(qǐng)您喝茶!""請(qǐng)用餐!""請(qǐng)您指教!""請(qǐng)您留步。""請(qǐng)多關(guān)照。""請(qǐng)問(wèn)您……"這些話中的"請(qǐng)"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對(duì)方的意思，或使語(yǔ)氣委婉。
秘書的接待禮儀
一、要處處為客人著想
1、秘書要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，千萬(wàn)不要讓客人等待。
(1)在約定好的時(shí)間，秘書要做好相關(guān)接待工作，要是客人到來(lái)之后沒見接待人員，不僅是秘書人員的失職，也會(huì)使接待活動(dòng)失敗。
(2)不能讓來(lái)賓等待過(guò)久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來(lái)賓拜訪時(shí)，因?yàn)槊貢藛T的疏忽，而讓其吃閉門羹，被拋到一邊，無(wú)疑是來(lái)賓感到受傷，這樣會(huì)造成惡劣的影響，嚴(yán)重降低了公司的社會(huì)形象。
2、當(dāng)客人要找其他同事不在時(shí)，本著團(tuán)結(jié)合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時(shí)回公司，讓客人留下聯(lián)系方式以便同事回來(lái)及時(shí)聯(lián)系。
3、客人到來(lái)時(shí)由于特殊情況不能馬上接待，秘書人員要向客人說(shuō)明原因并詢問(wèn)是否愿意等，若客人愿意等待，應(yīng)該為客人提供飲料、雜志。
二、秘書人員在與來(lái)賓交談時(shí)應(yīng)大方有禮。在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，秘書都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，秘書要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對(duì)于客人提出的問(wèn)題，秘書要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產(chǎn)生理解上的誤解。
三、在接待工作中的應(yīng)答禮節(jié)
1、秘書人員在與客人交談過(guò)程中，沒有聽清對(duì)方的話語(yǔ)時(shí)，要禮貌地說(shuō)：”對(duì)不去，我剛才沒有聽清您的話，麻煩您再說(shuō)一遍”，這樣才會(huì)使得交流順暢，不易產(chǎn)生誤解。
2、來(lái)賓表示感謝時(shí)，秘書人員應(yīng)說(shuō)：“不用謝，這是應(yīng)該的。”等客氣回語(yǔ)。
3、對(duì)于來(lái)賓的提問(wèn)一時(shí)間沒法回答的，秘書應(yīng)先致歉后查詢，“對(duì)不起，這事我不清楚。待我問(wèn)明白了在告訴您。”。如果在沒有弄清楚就胡亂回答，會(huì)給來(lái)賓帶來(lái)疑惑和不解。
4、對(duì)于來(lái)賓的稱贊，秘書人員要發(fā)自內(nèi)心地表示感謝。
秘書的接待禮儀注意事項(xiàng)
1.問(wèn)候禮節(jié)。問(wèn)候禮節(jié)主要是指在接待來(lái)賓時(shí)使用規(guī)范化的問(wèn)候用語(yǔ)。
見到初次來(lái)賓應(yīng)說(shuō)："您好!見到您很高興!"如系以前認(rèn)識(shí)，相別甚久，見面則說(shuō)："您好嗎?很久未見了。"
來(lái)訪者來(lái)到時(shí)，除第一句話按不同時(shí)間問(wèn)候外，接著應(yīng)問(wèn)："您有什么事需要我?guī)兔?您是初次來(lái)這里嗎?路上辛苦了。"
平時(shí)遇到來(lái)賓，應(yīng)道好問(wèn)安，一般說(shuō)："你好。"對(duì)于較熟悉的客人可以說(shuō)："您好嗎?"分別時(shí)則說(shuō)："再會(huì)!明日再見!"、"不久再見!"，或說(shuō)："祝您一路順風(fēng)，請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)我們對(duì)您家屬的問(wèn)候"等。
如知客人身體不好，應(yīng)關(guān)心地說(shuō)："請(qǐng)多保重。"當(dāng)氣候變化的時(shí)候應(yīng)告誡客人"請(qǐng)多加一些衣服，當(dāng)心感冒。"
如遇客人的生日或節(jié)日期間，應(yīng)向其祝賀。如"祝您生日快樂(lè)!"等。
客人即將離去時(shí)，應(yīng)主動(dòng)對(duì)客人說(shuō)："請(qǐng)對(duì)我們的工作提出寶貴意見。"
2.稱謂禮節(jié)。用恰如其分的稱謂來(lái)稱呼客人，這就是稱謂禮節(jié)。不應(yīng)直呼其名。可稱："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務(wù)時(shí)，在一定場(chǎng)合也可稱職務(wù)，如"x部長(zhǎng)"、"x處長(zhǎng)"、"x廠長(zhǎng)"、"x經(jīng)理"。
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