秘書和文員的區(qū)別

時(shí)間：2024-05-11 02:57:57 辦公文秘我要投稿

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秘書和文員的區(qū)別

　　雖然文秘和文員聽起來差不多，但是，兩者之間的區(qū)別還是很大的。文秘可以是文員，但是文員就不一定是文秘!為什么呢?具體請(qǐng)看介紹。

秘書和文員的區(qū)別

　　文員：

　　“文”者，指“文書”，也指“文員”，是由來已久的，有根據(jù)的。在我國，20世紀(jì)70年代以前，在政府機(jī)關(guān)以及軍隊(duì)內(nèi)幫助上司處理文書、事務(wù)的工作人員就有兩個(gè)正式職稱——“秘書”和“文書”。基層單位，如鄉(xiāng)政府、鎮(zhèn)政府、連隊(duì)稱“文書”(文書工作人員，即文員);縣、團(tuán)以上機(jī)關(guān)和大中型企業(yè)則稱“秘書”;法院、檢察院內(nèi)則有“書記員”(相當(dāng)于“文書”、“文員”)。“秘書”與“文書”(文員)除了任職機(jī)關(guān)、企業(yè)不同之外，工作職能雖然有相容之處，但也有些區(qū)別。“文書”(文員)主要做記錄、打字、文書制作、管理工作，兼做接待、收發(fā)、接打電話等工作，屬于比較單純的技術(shù)性、事務(wù)性操作人員。

　　秘書：

　　“秘書”則除了文書、事務(wù)工作之外，還擔(dān)任輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理的任務(wù)，如組織會(huì)議、參與計(jì)劃、撰寫報(bào)告、調(diào)查研究等等。即所謂“既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)”。秘書的地位、級(jí)別、待遇，一般也高于文書。還有一點(diǎn)重要區(qū)別就是：“文書”(文員)都在辦公室工作，是集體為機(jī)關(guān)、企業(yè)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，而“秘書”中有一部分人專門為某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、上司服務(wù)，所以有“私人秘書”，卻沒有“私人文員”。

　　20世紀(jì)80年代之后，“秘書”和“文書”(文員)都被統(tǒng)稱為“秘書人員”了。但是，在我國北方，在很多機(jī)關(guān)、企業(yè)，甚至一些中央首長(zhǎng)仍習(xí)慣地稱“文秘工作”、“文秘人員”。

　　西方國家也有類似的情況，如美國企業(yè)界，把打字員、接待員、錄音員、復(fù)印員、文書制作、管理員等辦公室內(nèi)單純技術(shù)性操作人員統(tǒng)稱為“文員”;而把“文書、事務(wù)、一般管理”(三合一)的人員才稱為“秘書”。英國政府機(jī)關(guān)的秘書被分為四個(gè)級(jí)別：行政級(jí)、執(zhí)行級(jí)、文書級(jí)、助理文書級(jí)。前兩級(jí)為高級(jí)秘書，可擔(dān)任秘書長(zhǎng)、秘書處長(zhǎng)等行政長(zhǎng)官，后兩級(jí)為中、初級(jí)文秘工作人員。在英聯(lián)邦國家和地區(qū)(包括加拿大、澳大利亞、新加坡、回歸前的香港等等)規(guī)定：高中畢業(yè)生經(jīng)過一年左右的專業(yè)培訓(xùn)，通過打字、速記、辦公室事務(wù)、人際關(guān)系等5門基礎(chǔ)課程考試，即可擔(dān)任“文員”，而經(jīng)過ICSA(The Institute of Chartered Secretaries and Administrators)等權(quán)威機(jī)關(guān)系統(tǒng)培訓(xùn)，取得17門專業(yè)課程的及格證書，并有5年以上文員工作經(jīng)歷的人員，才能擔(dān)任正式秘書。

　　所以為什么說文秘就是文員，而文員卻不一定是文秘。這就是兩者之間的區(qū)別!

　　文員的崗位職責(zé)

　　主要負(fù)責(zé)會(huì)議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)，具體是：

　　1、接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

　　2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4、做好會(huì)議紀(jì)要。

　　5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

　　6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

　　7、負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8、做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

　　10、做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。

　　11、每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

　　12、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

　　13、社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

　　14、統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

　　15、管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

　　16、接受其他臨時(shí)工作。

　　秘書的崗位職責(zé)

　　一、負(fù)責(zé)辦公會(huì)議和有關(guān)綜合會(huì)議的會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要起草工作，負(fù)責(zé)項(xiàng)目辦會(huì)議、文件決定事項(xiàng)的催辦、查辦和落實(shí)工作。

　　二、負(fù)責(zé)起草項(xiàng)目辦公文、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料、工作總結(jié)及綜合性匯報(bào)材料等。

　　三、負(fù)責(zé)項(xiàng)目辦宣傳工作，經(jīng)常深入工程一線，及時(shí)了解工程建設(shè)情況，總結(jié)工作中好的典型人物、典型事跡和典型經(jīng)驗(yàn)。負(fù)責(zé)項(xiàng)目辦不同時(shí)期各類文字資料的記錄、整理、歸檔工作。

　　四、負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他部門起草有關(guān)文件、匯報(bào)材料等，對(duì)各部門草擬的公文進(jìn)行審核把關(guān)。

　　五、對(duì)音像資料、信息宣傳材料進(jìn)行審核把關(guān)。

　　六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

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